为了更好的贯彻学校仪器设备的管理规章制度，加强学院仪器设备的规范管理，并使学院职工更清楚、快捷的了解建帐、报帐程序，特制定此简易规范，方便老师查阅。
一、大件设备（单价或总价值500元以上30000元（不含30000元）以下仪器设备）
1、申报：经手人或使用人填写申购单一式二份（国资处网站下载），经本学院经费主管领导、国资处领导审批签字后才可以购买设备。
2、建帐：经手人或使用人将新购设备（说明书等相关文件）、申购单（一式两份）及发票和复印件（学院领导在发票上签字）拿到本单位国资员处办理建帐手续。
3、审核：经手人或使用人在本单位国资员处办理完建帐手续后，到国资处进行审核，仪器设备在资产科审核、家具在土地房屋管理科登记。国资处国资员对用户提交的材料审核合格后，开具建帐单一式三份（红色报帐用、蓝色留本单位国资员处，绿色使用人留）、制作卡片，在发票背面和建帐单上加盖西北农林科技大学固定资产专用章和私章。
4、报帐：经手人或使用人持发票及建账单（红色一联）到计财处报帐。计财处帐务员凭国有资产管理处登记员审核并签章的发票和《建帐单》办理报销手续。
5、领用：经手人或领用人持建帐单（蓝色一联）和卡片到国资员处办理领用或借用手续。
二、家俱（所有家俱）
办理程序同仪器设备。
注意：1、家俱要国资员过目；2、家俱到房管科找董宏刚老师办理。
三、小件及耗材设备（＜500元设备）
注：单价800元以下的专用设备和单价在500元以下的一般设备。
1、建帐：经手人或使用人将新购设备、发票及填写《西北农林科技大学低值仪器验收入库单》拿到本单位国资员处办理建帐手续（入国资处低值品管理系统）。
2、报帐：学院领导在发票上签字后经手人去财务处办理相关手续。
3、领用：领用人与本学院国资员联系办理领用或借用手续。
四、大型仪器设备招标采购程序
1、物资采购范围：凡采购物资3万元及以上（批量或单台件）的应进行招标（国资处统一招标采购）。采购物资3万元以下的由使用单位成立有分管纪检工作的领导、项目负责人和技术专家组成的工作组集体采购（学院已成立物资采购招标小组）。
2、经费来源范围：事业费、设备费、科研费、专项建设费、单位自筹经费等采购物资设备和服务均适于此办法。
3、采购计划审定：学院采购计划须经学校批准，通过论证审批，资金到位才能进入招标采购程序。学院应根据实际需要，提出项目采购计划，报归口管理部门和经费主管部门审核签字。凡采购物资单价在10万元（含10万元）以上的项目，须附大型仪器设备论证报告。自筹经费由使用单位立项，报主管校领导审批后组织实施。
4、采购合同签订：根据评标或谈判结果，国有资产管理处代表学校与供应商签订采购合同。采购合同的技术部分由使用单位项目负责人确认并签字。
进口设备签订采购合同后由国有资产管理处代表学校与外贸公司签订外贸进口代理协议，统一办理机电产品进口许可证和减免税证明。进口设备的预付款手续由使用单位凭外贸进口代理协议到学校计划财务处办理。
5、验收：物资设备到货或整个系统施工完毕后，由使用单位提出验收申请，国有资产管理处牵头（采购科负责，资产科协助）组织供应商和相关单位验收，并形成验收报告。物资设备到货或整个系统施工验收合格后七个工作日内由使用单位办理资产入库和付款手续。国产设备凭采购合同验收；进口设备凭采购合同（配置清单）验收入库（验收流程见附件）。
6、存档：物资设备采购档案由学校档案馆存档。包括“立项审批报告”、“采购计划表”、“项目论证报告”、“项目考察报告”、“招标文件”、“投标文件”、“招标采购活动备案表或招标会议记要”、“中标通知书”、“采购合同”、“物资设备安装、调试验收单”。单价10万元以上物资设备的技术资料、使用说明书等由使用单位经办人递交档案馆存档，使用单位保留复印件。
西北农林科技大学
水利与建筑工程学院
2012年10月25日